Når vi arbejder fremsynet med organisering, uanset om det er at noget skal gøres større eller mindre, at snittet skal lægges på en ny måde, budgetter skal blandes mm. så er vi tilstede til det kører og er fuldt implementeret.
Vores forslag til justeringer af organisationer udspringer ALTID fra det faglige synspunkt og dermed det borgernære.
Herunder kan ses et udsnit af de justeringer vi har implementeret for andre de sidste 8 måneder.
I Velfærds perspektiv skal meget mere velfærdsarbejde organiseres horisontalt og borgernaturligt. Med naturligt mener vi efter de udfordringer og bevægelser borgerne kommer med. Det de vil have hjælp til er for det meste vandret og går på tværs af lovgivninger og organisationer. Mange kommuner vil gerne prøve kræfter med det tværgående arbejde. Og det er et klogt fremtidssikret valg. At arbejde horisontalt og efter den borgerrettede logik er der evidens for giver den bedste borgerservice, den mest rentable organisering og den største arbejdsglæde blandt medarbejderne.
Selvom det er klogt er det også vanskeligt, for det giver nye mellemrum og overgange og så tager det tid at implementere. Vi har selv som chefer stået i situationer hvor den organisatoriske angst for at miste det faglige og driftsmæssige fodfæste ved at blande det hele, blev årsagen til at vi ikke gik hele vejen. Men man behøver ikke at gå hele vejen for at det har stor effekt på borgerservice, medarbejdertrivsel og økonomi. Man kan også blande kortene lidt. Og så lidt til. Det vigtigste er at man gør noget andet hvis det man plejer at gøre ikke fungerer. Og at man bliver ved til det er implementeret og at det daglige arbejde kører.
I denne kommune, konstaterede en gruppe medarbejdere sammen med afdelingslederen, på det specialiserede voksenområde, at det at få borgeren inddraget ikke kun handler om at få en borger med til et møde. De ønskede at få borgeren aktiveret og medansvarliggjort ift. de indsatser, der eventuelt skal iværksættes, justeres eller stoppes. Deres ønske handlede også om at nedbringe antallet af medarbejdere, der deltager i løbende snakke rundt om en borger. Det handler om borgerservice men i høj grad også om tidsforbrug og øget gevinstrealisering.
Til dem skræddersyede vi et visitatonskoncept med et før, under og efter koncept. Det betyder at alt fra mindste detalje bl.a.: Beskrivelsen og etableringen af medstyrende teams som understøttende til selve det faglige rum visitationen er, revitalisering af de faglige arbejdsgange, rollefordelingen på visitationen herunder de juridiske og de økonomiske skridt. Vi gav dem redskaber til at inddrage borgerne på visiationsmøderne. Vi har introduceret til samtaleteknikker og effektiv og faglig tung mødeledestyring. Visiationen er blevet faglig men med et meget stærkere og gennemsigtigt styringsmæssigt sigte.
Resultatet: Øget borgertilfredshed. Færre klager. Enslighed i praksis og transparens i bevillinger. Læring i visitationsrummet.
At kunne håndtere børn og unges mistrivsel før det bliver invaliderende mistrivsel og fx skolevægring er helt essentielt i arbejdet med børn og unge. Problematikken er dog den, at alt for mange børn og unge venter. Venter på at nogen ser dem. Venter på at systemerne taler sammen og venter på at få (den rigtige) støtte. Udover at det er uhensigtsmæssigt er det dyrt på det menneskelige plan og dermed på det samfundsmæssige. Der er mange greb der ganske udgiftsneutralt og fagligt forsvarligt kan implementeres. Fx kan man organisere sig mere tværfagligt understøttende:
Denne kommune ønskede at komme hurtigere i kontakt med de børn og unge der er i mistrivsel. Deres ønske var også, at den specialiserede faglighed skulle spille en mere tilgængelig rolle i den almene praksis. Til dem, har vi udarbejdet nye funktionsbeskrivelser til rådgiverne og taget det bærbare arbejdsmiljø meget bogstaveligt, idet hovedparten af kommunens myndighedsrådgivere nu sidder fast på skoler og daginstitutioner og dermed er udgående. De har faste skoler og daginstitutioner de arbejder ud fra og hører nu fast til som en del af de almene miljø. De kan hurtigt blive involveret hvis mistrivsel opleves og kan også lettere igangsætte forebyggende og rådgivende forløb. En lille gruppe sagsbehandlere sidder i det gamle myndighedscenter og arbejder derfra i fx i anbringelsessager.
Denne kommune har netop samlet deres socialområde. Et klogt træk fordi de ved denne sammenlægning styrker overgange. Ikke kun de fra barn til ung, men også særligt de til voksenområdet. Mange borgere og deres pårørende går sig vild i overgange. En del taler om at praksis ændrer sig fra et forvaltningsskift til et andet. Kommunen bad os om, i samarbejde med dem, om at skabe en fælles borgerindgang med fokus på rettidig faglig håndtering af sager, underretninger og serviceniveau fra første færd. Vi ved af erfaring at en godt og velimplementeret borgermodtagelse giver en mere præcis borgerservice. Den får også kontrol over udgiftstrykket og reducerer klageniveauet til et læringsniveau.
Vi udarbejdede skitserne til det vi kalder en 'Styrket Modtagelse'. Det sted hvor borgerne stifter bekendtskab med det specialiserede område for første gang. Ved henvendelse og rådgivning på telefonen eller ved at deres sag behandles af rådgivere i den tidlige forebyggende indsats eller som akut vagtfunktion. Vi foreslog, at den administrative afdeling i den styrkede modtagelse, skulle understøtte hele organisationen. Det være sig alt fra oprettelse og svar af og på underretninger og div. henvendelser på sager, opstart af nye medarbejdere og overgange. Vi valgte også, at foreslå, at placere servicering af visitationsudvalg, arbejdet med juridiske sagsgange og behandling af aktindsigter her.
Et helt centralt element i den Styrkede Modtagelse var borgeroplevelsen og inddragelse af borgerne i deres egen sag. Borgerne skal opleve en hurtig afklaring og evt. visitation til rette indsats efter behov. I samarbejde med enhedens MED-udvalg og den lokale ledelse blev bevillingen og arbejdet med de forebyggende og de ikke-langvarige foranstaltninger lagt her. Det betyder, at disse kan iværksættes så indsatstrappen er passende og målrettet til den aktuelle situation både på børn, unge og voksenområdet.
Resultat: Den Styrkede Modtagelse er blevet det, som kommunen ønskede: En tværfaglig enhed bestående af en række forskellige faggrupper, der hver har deres kerneopgave, men hvor alle leverer ind til en fælles dagsorden med samarbejdsflader til andre opgaver og kollegaer i hele organisationen.